Aperio

Nouvelles tendances pour l’industrie événementielle

La pandémie (Crise Covid) a provoqué une accélération d’évolutions qui auraient normalement pris plusieurs années à émerger (Usage des nouvelles technologies, Visio conférences, Formats hybrides…). Dans une certaine mesure, une partie de l’industrie événementielle tente de rattraper son retard. Représentant au niveau mondial près de 1 milliard de dollars annuel, l’industrie de l’événementiel devrait retrouver une forme de normalité en 2023.

Des évolutions majeures vont se poursuivre dans les années à venir avec une croissance globale significative du secteur supérieure à 5%.

Plusieurs tendances émergent et nécessitent de s’y intéresser.

Les événements hybrides

71% des organisateurs d’événements (Source EventMB 2021) indiquent vouloir poursuivre l’usage de formats digitaux, même après le retour des événements en « Live ».

Après le boom nécessaire des événements virtuels en 2020, et bien que les événements physiques puissent de nouveau avoir lieu, les nombreux avantages des formats hybrides ont convaincus les organisateurs de la nécessité de poursuivre avec des formats « hybrides ». Certains professionnels affirment d’ailleurs qu’ils sont le futur du métier avec une popularité en progression constante auprès des organisateurs. Un événement hybride permet la flexibilité et la portée d’un événement virtuel, avec la connexion et l’engagement d’un événement physique.

De nouveaux acteurs sont nés de ces besoins comme Canapii, Hopin, Event Tech live, komodal ou Aperio

Ces sociétés proposent des solutions flexibles et professionnelles pour combiner le meilleur des 2 mondes.

De plus petits formats plus réguliers

La plupart des grandes sociétés avaient pour habitude d’organiser un événement majeur par an.

L’émergence de nouveaux formats numériques et hybrides leur permet maintenant de planifier de plus petits événements plus souvent, des mini-évents. Ils permettent ainsi d’entretenir un contact plus régulier avec clients et prospects, de générer plus de contacts et plus d’engagement.

On parle de construire des communautés qui poursuivent leurs échanges bien au-delà de la date des événements eux-mêmes.

L’opportunité de former des collaborateurs

Les attentes des clients ayant évoluées, l’industrie de l’événementiel en profite pour former et améliorer les compétences des collaborateurs dans de nombreux domaines :

• Nouvelles technologies
• Formats hybrides
• Expérience client
• RSE
• Gestion des événements physiques (standards « hygiène »…)

Ce besoin d’ « upskill » nécessitera des investissements conséquents dans les mois et années à venir.

La maîtrise de l’Expérience Client vs Contenu

Avant même la pandémie, des réflexions étaient en cours sur l’importance d’assurer une expérience client ou UX « parfaite » de bout en bout, pas seulement de proposer d’empiler du contenu. Le niveau d’attente des participants a fortement progressé et de nouveaux critères ont progressivement pris des dimensions prépondérantes (Impact RSE, intérêt social, valeur intrinsèque des échanges, qualité de l’expérience globale, animations….).

Importance de la sécurité (physique vs virtuel)

Garantir une parfaite sécurité est devenu une priorité du quotidien pour tout organisateur d’événements. Il s’agit maintenant d’un pré requis et tout manquement est particulièrement mal vécu par les participants au point de dégrader la satisfaction de manière rédhibitoire.

Le respect des distances sociales, le port d’équipement de protection, la présence d’équipes de nettoyage formées, l’installation de systèmes de filtration d’air sont devenus la norme.

Le format hybride a l’avantage d’offrir une alternative pour tout à chacun.

Sans oublier la mise en œuvre de protections « numériques / digitales » avec l’utilisation de VPN, mots de passe et/ou sécurisation des réseaux par authentification double. Les normes RGPD encouragent également à une meilleure prise en compte de la sécurité numérique des personnes et de leurs données.

Optimisation de l’usage des données

Le big data peut aider les organisateurs d’événements à mieux comprendre les attentes changeantes des consommateurs et y répondre plus rapidement. Il est devenu primordial de garder un temps d’avance sur les attentes, besoins et intentions des consommateurs, sous peine de voir les concurrents prendre un avantage.

La mise en place de badges RFID, le traçage des clicks (en virtuel), la collecte d’information des usages (temps, interactions, recherches…) permet une analyse plus fine du « buyer persona » (de l’acheteur).

L’analyse des données permettra de mieux calibrer le format des événements, être plus efficace et améliorer le ROO (Return On Objectives).

A terme de nouveaux usages et formats compléteront l’offre pour améliorer et personnaliser l’expérience client, parfois en temps réel.

Hausse des investissements dans les outils technologiques

Le niveau d’attente qualitative ayant fortement progressé, l’industrie va devoir proposer de nouvelles solutions comme des applications de networking, des plateformes d’organisations d’événements hybrides, des plateformes d’organisation de concerts, des solutions d’animations en présentiel, distancielles ou les 2, des outils audio et vidéos de pointe…..

En conséquence, le niveau d’investissement sera également important dans les années à venir pour « suivre le rythme » et garantir une expérience au top.

Conclusion

La pandémie n’a fait qu’accélérer certains changements en provoquant la remise en cause de certains acquis. L’Event Tech est maintenant devenu un terme du quotidien. Englobant une large gamme d’activités ayant pour but d’assurer aux participants une expérience parfaite de bout en bout. Rappelez-vous les étapes du cycle de vente, de l’entrée dans l’univers du client à sa fidélisation et ainsi de suite.

Que ce soit en présentiel, distanciel ou hybride, la nouvelle norme de l’industrie de l’événementiel sera d’assurer une expérience fluide, flexible, fiable, « sans couture ».