Aperio

Rien de mieux pour stimuler la motivation de vos salariés que d’organisation un séminaire, un « Kick off ». C’est une solution utile à mettre en œuvre qui nécessite toutefois de respecter quelques règles pour maîtriser et réussir toutes les phases de sa réalisation. La team Aperio vous proposer quelques conseils utiles.

Les secrets d’un séminaire réussi et mémorable

Le séminaire est parmi les événements d’entreprise l’occasion de communiquer auprès des collaborateurs, valoriser le travail accompli par les équipes, renforcer les liens tout en mettant en avant certains aspects très appréciés de la « culture » maison, comme le souci du bien-être au travail de toutes et tous.

Quel que soit le motif de ce rassemblement :

• Onboarding / Offboarding
• TeamBuilding
• Journée d’étude
• Evénement plaisir

Ce moment de convivialité contribuera grandement à améliorer la cohésion des équipes, apportant ainsi une vraie valeur ajoutée.

Cependant, quelques règles doivent être respectées pour réussir ce moment, marquer les esprits et alimenter les échanges futurs.

On parle de plus en plus de ROO « Return on Objectives » ou Analyse de l’atteinte des résultats escomptés.

Chaque type d’événement permettra d’atteindre des objectifs bien spécifiques.

La première étape est bien sûr d’identifier les objectifs principaux & secondaires en phase de construction de votre projet d’événement. Les raisons ou « Drivers » peuvent être multiples :

• Cohésion d’équipe / Team building
• Amélioration de la communication interne et/ou externe entre les parties prenantes de l’entreprise
• Transmission de la culture d’entreprise / travail sur les valeurs
• Présentation de la roadmap, des défis, actions et attentes de l’entreprise
• Stimulation, formation ou développement personnel

La liste est encore longue…

Identifier vos « Objectifs » est donc la première étape pour construire l’événement parfaitement adapté à vos besoins.

Éléments clefs d’organisation : Budget & Agenda

L’organisation d’un séminaire nécessite de savoir dès le départ les contraintes à respecter pour être efficace. Définissez également les ressources humaines et le temps disponibles. Soyez réaliste dans vos attentes.

Les possibilités offertes par le marché sont vastes, inutile de solliciter des prestataires ne pouvant répondre efficacement à vos besoins ou accompagner le déroulement des opérations dans des conditions optimales.

N’hésitez pas à solliciter l’intervention d’experts si le projet comporte plusieurs types de prestations (Logistique, Communication, Transport, Hôtellerie, Restauration, Animations….).

Une définition précise des objectifs et contraintes améliorera grandement les chances de réussite, et limitera le temps nécessaire à la phase préparatoire.

Identifier le meilleur lieu pour votre événement

Critère essentiel pour réussir un séminaire, une attention particulière doit être dévolue à la sélection d’un lieu correspondant pleinement aux objectifs opérationnels et budgétaires, mais également de logistique et d’image.

Soyez créatif pour surprendre, il existe un grand nombre de possibilités. De la « Mise au green » à la cabane sur la plage, du site industriel reconfiguré au monastère isolé, des espaces plus atypiques peuvent dans certains cas ajouter de la valeur.

Dans d’autres cas, selon les attentes de votre hiérarchie, mais aussi de vos invités une approche plus classique sera peut-être plus adaptée. Un petit sondage peut permettre d’identifier certaines attentes.

Que vous optiez pour un « mini Event » en interne ou un « Short break » de plusieurs jours à l’étranger, gardez bien en tête les objectifs pour faire votre sélection et plus facilement respecter vos contraintes.

Choisir des prestations adaptées à vos objectifs et aux participants

Il existe un large choix d’activités et d’animations pour animer le séminaire d’entreprise qui laissera un vrai « beau » souvenir aux participants.

Le choix des animations et des activités doit se faire en fonction du profil des participants et de leurs attentes ainsi que de vos objectifs.

Qu’il s’agisse d’un atelier de cuisine ou d’œnologie, d’un escape game ou une murder party, d’une animation en présentiel ou en réalité virtuelle, d’activité en intérieur ou en extérieur, d’un moment de partage « détente soft » ou d’un challenge plus « physique et sportif », il est nécessaire de bien comprendre quels sont les meilleurs ingrédients pour réaliser la meilleure recette.

Partager une bonne table : Un élément clé pour réussir votre séminaire

Par nature, les français sont plutôt épicuriens. Par culture, ils aiment se réunir autour d’une table pour partager et engager sur des sujets toujours plus variés les uns que les autres. La réussite de votre événement passera également par l’organisation d’un moment convivial et gourmand au restaurant ou un autre lieu dédié.

Lors de la phase de préparation de votre événement, sollicitez vos invités pour identifier d’éventuels régimes alimentaires particuliers, préférences alimentaires ou envies de découverte.

Selon la taille du groupe et vos objectifs, sélectionnez le format le plus adapté qu’il soit en mode buffet, cocktail, repas assis ou autre.

Vous l’aurez compris, organiser un événement de qualité ne s’improvise pas. Respectez les quelques phases évoquées plus haut vous permettra d’aborder plus sereinement ce type de projet, qui peuvent être complexes et chronophages. Au final, la Règle d’or demeure : Organiser, c’est prévoir.

PS: Depuis plus de 14 ans, la Team Apério & Sapio propose  son expertise dans l’organisation d’événements autour du monde culinaire. Une envie, un projet, n’hésitez pas Contacter nous.