Planifier un événement inclusif : les bonnes pratiques
Organiser un événement d’entreprise nécessite de prendre en compte une multitude de variables, dont certaines sont parfois plus difficiles à appréhender. Prendre en compte les handicaps pour une personne « valide » nécessite une attention particulière, voire une formation dédiée.
Nous avons toutes et tous été témoin lors de séminaires ou conventions de situation de « gêne » occasionnée par une mauvaise prise en compte des besoins spécifiques de personnes souffrant d’un handicap visible ou pas.
Une personne en fauteuil ne pouvant accéder à un salon faute de rampe adaptée, des personnes suivant un régime alimentaire sans solution de restauration satisfaisante sont des exemples classiques, mais il existe de nombreux cas similaires.
Afin d’éviter ce type d’impairs, quelques règles simples sont à suivre en phase d’organisation de vos événements.
1. Connaître les basiques du Handicap et de l’accessibilité
Il est important de bien appréhender les différents types de handicap (Moteurs, Sensoriels ou Psychiques) et les contraintes que cela peut générer. Le handicap ne se limite pas aux personnes en situation de mobilité réduite.
Comprendre les implications techniques, d’organisation ou les adaptations nécessaires bien en amont est indispensable.
Par ailleurs, au-delà d’assurer un accès, il est nécessaire de rendre cette accessibilité « invisible ». Un accès PMR ne devrait pas se situer à l’arrière du bâtiment.
La prise en compte de difficultés visuelles peut nécessiter de modifier l’organisation d’une salle de réunion, ou plus simplement la police de caractère, la taille ou les couleurs d’une présentation.
Les normes actuelles sont fort heureusement bien respectées, mais il est utile de s’en assurer pour éviter de créer des situations de « gêne » parfois mal vécues car parfaitement prévisibles.
2. Identifier les besoins et quelles réponses apporter
Garantir l’accessibilité est une obligation légale et une attente forte de la société en général. La prise en compte de ces situations dans de bonnes conditions se reflétera sur la perception des valeurs de votre entreprise.
Intégrer dès le départ la prise en compte du handicap doit devenir une seconde nature. Identifier les besoins pour mieux valider en amont avec vos prestataires est la première étape.
Assurer une expérience et une qualité équivalente à toutes et à tous doit être un de vos objectifs assumés.
Formaliser une « To-do List » à laquelle se référer en phase d’organisation de tous vos événements inclusifs rendra la tâche beaucoup plus aisée. Il faudra prendre le temps de l’actualiser régulièrement en concertation avec les différents partenaires.
Prévoir un budget spécifique évitera également de devoir choisir entre qualité et disponibilité. Être accompagné par des professionnels est parfois nécessaire (Interprète ou technicien spécialisé en système audio/vidéo).
N’assumer pas tout connaître, tout savoir. Il est nécessaire de préparer une réponse à chaque situation. Gérer une situation de dernière minute sera facilité par une organisation bien pensée et un « Book » opérationnel bien rédigé.
3. Vérifier et valider autant que nécessaire
Au-delà d’inclure la prise en compte de ses aspects dans le cahier des charges, il est indispensable de vérifier sur site que tout est bien en ordre, ou actionnable facilement au besoin en cas de demande de « dernière minute ». N’oubliez pas la loi de Murphy.
Si les conditions le permettent, inclure une personne avec un handicap dans l’équipe permettra d’assurer une expérience plus « sereine » pour tous les participants.
Au cours de l’événement, prenez note des retours d’expérience de vos invités.
4. Analyser les résultats obtenus après chaque événement
Chaque événement doit normalement être analysé en termes de « Retour sur Objectifs ».
L’un de ces objectifs devrait être d’évaluer le respect des besoins des personnes atteintes d’un handicap.
Chaque événement doit être l’opportunité d’améliorer sa gestion pour progresser sur les suivants. Réaliser un audit post production est donc indispensable.
Accueillir lors de vos événements, dans de bonnes conditions, des personnes souffrant d’un handicap visible ou non est une obligation tant légale que sociétale. Réussir à proposer une expérience « adaptée » sans le faire ressentir peut parfois être compliqué si le tout n’a pas été pensé en amont.
Il est donc indispensable de suivre le précepte : « Organiser, c’est prévoir ». Pensez à inclure tous les partenaires dans votre réflexion, posez vos objectifs clairement et rédigez un Book opérationnel complet vous permettra de vous prémunir contre la plupart des situations.
