L’offboarding ou l’art de dire au revoir
De la même manière que l’Onboarding, ou l’art d’accueillir un nouveau collaborateur, l’Offboarding est une étape très importante du cycle de l’entreprise. L‘Offboarding est le process qui accompagne le départ d’un collaborateur.
L’équipe d’Apério vous propose un petit guide du « dire au revoir dans les règles de l’art «
Pourquoi l’offboarding est-il important ?
Parce que ça boucle la boucle. Que ce soit du côté de l’employeur, de la personne qui s’en va ou des collègues qui restent, l’Offboarding apporte clarté et conclusion. Il y a indéniablement une certaine satisfaction dans les choses bien faites jusqu’à la fin, le feeling libérateur de la porte refermée, du chapitre proprement terminé.
Un collaborateur qui s’en va deviendra, soit un « défenseur », soit un « enfonceur » de l’entreprise dont il/elle a fait partie. Une bonne publicité pourra ramener des nouveaux collaborateurs potentiels à l’entreprise, une mauvaise publicité, elle, pourra endommager sa réputation.
Il est donc toujours préférable que le départ se fasse de manière sereine.
Un Offboarding bien mené renforcera la bonne réputation de l’entreprise comme un endroit où il fait bon vivre et ou les employés sont valorisés.
Les deux phases de l’offboarding
a) L’heure sérieuse
Ensemble avec la personne qui s’en va, on fait le tour des choses à régler.
Le transfert des données
À ne surtout pas oublier !
Les carnets de contacts ou bien encore les mots de passe des différents comptes et sites doivent être transférés à qui de droit. Les dossiers et travaux en cours sont redistribués au reste de l’équipe ou au remplacement le cas échéant pour assurer une bonne transition.
Le matériel
Comme pour le transfert de données, on récupère le matériel prêté (ordinateurs ou téléphones portables, badges, cartes de crédit..). Si besoin on le stocke ou le prépare pour son allocation à un nouveau collaborateur. C’est le même principe qu’un état des lieux d’entrée/de sortie utilisé dans la gestion locative. Simple et clair pour tout le monde, on s’assure que tout a été récupéré avant le jour J car il sera bien plus difficile de rassembler ce matériel une fois le collaborateur parti.
L’entretien de sortie
On en profite pour finir sur un entretien de « débauche. » Cet entretien est la réponse naturelle à l’entretien d’embauche, il permettra de régler questions ou conflits, de résumer le travail du collaborateur et de le remercier de son service mais également pour l’employeur, d’apprendre de l’expérience de cet employé au sein de l’entreprise pour grandir et s’améliorer.
Personne n’a rien a perdre de cet entretien, donc pour un bénéfice mutuel optimal, la sincérité des deux côtés est de mise.
b) L’heure de la détente
Une fois les choses sérieuses expédiées, c’est le moment privilégié autour d’un verre ou d’un repas par exemple. Pour dire au revoir « en vrai » à la personne qui s’en va. Le type d’évènement tiendra compte entre autres des circonstances du départ, de l’ancienneté ou encore de la taille de l’entreprise. En cette période de crise sanitaire, et avec les contraintes que cela porte, il est toujours possible d’organiser un petit happening à distance, le « Challenge Apério » avec sa planche apéritive permettra de tenir un petit « afterwork » ludique et convivial.
On personnalise
Le collaborateur qui s’en va appréciera une touche personnelle à la célébration choisie.
Cela démontre une écoute, un intérêt, une bonne connaissance de l’autre. Cela peut être facile à définir pour certains collaborateurs (Celui ou celle qui « affiche » ses goûts ou qui sont là depuis longtemps) et plus difficile pour d’autres, plus discrets ou récemment arrivés. C’est une bonne occasion pour discuter avec les collègues les plus proches du collaborateur sur le départ pour en apprendre un peu plus sur eux.
On pense aux souvenirs physiques
Pour que l’entreprise ravive toujours de bons souvenirs au collaborateur qui part, on n’hésite pas à lui laisser un petit objet commémoratif de la célébration : Un mug personnalisé, une photo encadrée de toute l’équipe, ou un objet pratique estampillé du logo de l’entreprise, les choix sont déclinables à volonté et pour tous les budgets.
On laisse la porte ouverte
Et pour terminer, on laisse toujours la porte ouverte ! Le collaborateur d’hier peut très bien devenir celui de demain. Dans un marché ou le networking est roi, le « Offboarding » n’est qu’un au revoir, pas un adieu.
En conclusion, le « Offboarding » est un rituel indispensable à la bonne marche de l’entreprise. Quelques étapes sont à respecter pour accompagner une étape inéluctable dans la vie de tout collaborateur. Autant mettre toutes les chances de son côté pour l’organiser sereinement. Certains diraient même: « Organiser c’est prévoir ».
